Proposta Commerciale - Monaco Spa

Destinatario

Monaco Spa

Att.ne Federico Monaco

Riferimento tecnico

Maurizio Di Berardino

Responsabile IT / AS400

Oggetto

Fase 1 — Elaborazione DDT

Sistema di automazione documentale con AI

Validita proposta

14 giorni

Fino al 1 maggio 2026

Contesto

Il problema

Monaco Spa gestisce migliaia di documenti di trasporto (DDT) ogni mese, ricevuti dai fornitori in formato cartaceo e PDF. Attualmente i DDT vengono archiviati su SharePoint in cartelle per fornitore, e i dati vengono inseriti manualmente nel sistema gestionale AS400 (IBM DB2) da un operatore dedicato.

Questo processo e lento, soggetto a errori di trascrizione, e rende difficile l'interrogazione rapida dei documenti.

Oltre al tempo dell'operatore, il processo manuale comporta

Dimostrabile

Velocita limitata

L'operatore impiega diversi minuti per ogni DDT: apertura PDF, lettura, trascrizione manuale nell'AS400. Il sistema riduce questo a pochi secondi per documento.
Confermato da Monaco Spa

Errori di trascrizione con impatto sull'IVA

La trascrizione manuale genera errori che in alcuni casi creano problemi con l'IVA. L'AI legge i dati direttamente dal documento originale, eliminando il rischio di errore umano.
Visibile nella demo

Ricerca documenti lenta

Oggi per trovare un DDT specifico serve navigare manualmente le cartelle SharePoint. Con il sistema, una ricerca restituisce il documento in 2 secondi.
Strategico

Nessuna scalabilita

Se il volume DDT aumenta, serve un secondo operatore. Con il sistema, lo stesso operatore gestisce volumi significativamente superiori senza rallentamenti.

Soluzione

Come funziona

Un sistema costruito su misura per il flusso operativo di Monaco Spa, basato su intelligenza artificiale per l'estrazione automatica dei dati dai DDT e l'integrazione diretta con il vostro AS400.

1

I DDT (PDF o scansioni) vengono caricati nel sistema
2

L'AI estrae automaticamente: fornitore (P.IVA), ragione sociale, data DDT, numero DDT, righe articolo con quantita e numero ordine di acquisto
3

L'operatore verifica i dati estratti e conferma o corregge eventuali imprecisioni
4

I dati confermati vengono scritti direttamente nella staging table DB2 del vostro AS400 via ODBC
5

La vostra procedura runtime esistente consuma i dati e li integra nel gestionale

Cosa include

✓ Piattaforma web dedicata per il caricamento e la verifica dei DDT
✓ Motore AI/OCR per l'estrazione dati da PDF e scansioni
✓ Integrazione ODBC diretta con IBM DB2 / AS400
✓ Tracciato record concordato: P.IVA, ragione sociale, data DDT, numero DDT, corpo DDT, numero OdA per riga
✓ Gestione multi-fornitore con riconoscimento automatico
✓ Dashboard di monitoraggio documenti elaborati
✓ Onboarding e training operativo (mezza giornata)
✓ Supporto tecnico via email (SLA: 1 giorno lavorativo)
✓ Aggiornamenti e manutenzione evolutiva inclusi nel canone

Investimento

Condizioni economiche

Consigliata

Opzione A

Canone fisso — massima prevedibilita

Setup e integrazione €4.500 una tantum

Canone €900/mese

DDT inclusi 7.000/mese

Anno 1 €15.300

Possibilita di rateizzazione su richiesta

Opzione B

A consumo — paghi solo quello che usi

Setup e integrazione €4.500

Prezzo per DDT €0,25

Minimo mensile €600

Anno 1 (stima 5.000 DDT/mese) €19.500

Fatturazione mensile a consumo effettivo

Garanzia soddisfatti o rimborsati

Se dopo 60 giorni dal go-live il sistema non soddisfa le vostre aspettative, vi rimborsiamo l'intero canone versato. Nessuna domanda.
Il costo di setup (€4.500) non e rimborsabile in quanto copre il lavoro di integrazione effettivamente svolto.

Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa. Pagamento setup: 50% all'accettazione, 50% al go-live.

Roadmap

Percorso evolutivo

La Fase 1 e progettata come fondamento di un sistema documentale piu ampio. L'architettura e predisposta per l'estensione alle fasi successive senza riscritture.

Fase 1

Automazione DDT

Estrazione AI da DDT, verifica operatore, scrittura su AS400 via ODBC. Oggetto della presente proposta.

Fase 2

Incrocio Ordini di Acquisto

Matching automatico tra righe DDT e ordini di acquisto presenti nell'AS400. Chiusura automatica degli ordini.

Fase 3

Fatture + Hub Documentale

Elaborazione fatture fornitori con collegamento a DDT e ordini di acquisto. Punto unico di accesso a tutta la documentazione.

Le Fasi 2 e 3 saranno oggetto di proposte separate, da concordare al completamento della fase precedente.

Timeline

Tempistiche

Settimana 1

Conferma e kick-off

Accettazione proposta, definizione tracciato record definitivo con Maurizio, configurazione accesso ODBC.

Settimana 2-4

Sviluppo e integrazione

Configurazione AI per i template DDT dei vostri fornitori, integrazione con DB2 via ODBC, test su dati reali.

Settimana 5-6

Training e go-live

Sessione di training per gli operatori, periodo di affiancamento, messa in produzione.

Partnership

Collaborazione reciproca

Questa proposta nasce da un rapporto di fiducia costruito nel tempo. Le condizioni riflettono la volonta di costruire insieme qualcosa che funzioni per entrambi.

Se il sistema soddisfa le aspettative, Monaco Spa si rende disponibile a:

Autorizzare l'utilizzo del nome e logo Monaco Spa come referenza commerciale
Fornire una breve testimonianza scritta sull'esperienza d'uso del sistema (entro 6 mesi dall'avvio)
Valutare l'introduzione di 2-3 aziende del settore potenzialmente interessate alla soluzione

Nessuna di queste condizioni comporta obblighi vincolanti. E uno scambio naturale: noi garantiamo un servizio su misura con la massima attenzione, voi ci aiutate a crescere con il vostro nome.

Termini

Termini e condizioni

✓ Pagamento setup: 50% all'accettazione, 50% al go-live
✓ Fatturazione canone (Opz. A): €900/mese, fatturazione annuale anticipata (€10.800). Possibilita di rateizzazione su richiesta
✓ Fatturazione canone (Opz. B): mensile a consumo effettivo
✓ Garanzia: rimborso canone entro 60 giorni dal go-live se non soddisfatti
✓ Durata contratto: 12 mesi con rinnovo automatico
✓ Recesso: con preavviso di 60 giorni prima della scadenza annuale
✓ SLA supporto: risposta entro 1 giorno lavorativo via email
✓ Proprieta dei dati: tutti i dati restano di proprieta esclusiva di Monaco Spa
✓ Riservatezza: impegno reciproco alla riservatezza su dati, processi e condizioni economiche

Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa.